Нови професионални бланки за фактури


През последните 20 години коренно се промениха видът и количеството на издаваните фактури. В средата на 90-те години фактурите се попълваха основно на ръка и се произвеждаха на кочани, наречени фактурници, а средната поръчка варираше от сто, до няколко хиляди кочана. Големите количества бяха в резултат на често анулиране на фактури, поради допуснати грешки при тяхното попълване.

kochan-fakturi

В днешно време предимство имат фактурите, отпечатани чрез специализиран софтуер или интернет платформи, под формата на безплатни решения или ERP системи, които позволяват цялостно управление на бизнеса. Предимствата, които те предлагат (достъпна цена, спестено време, интуитивност и опростеност при използването им) доведоха до намалено производство на кочани с фактури. Поръчките стигнаха до количества от няколко десетки кочана или в по-честия случай до единични бройки, които се попълват единствено при възникване на проблеми със софтуера или електрическото захранване.  Въпреки тази основна промяна в начина им на използване, самите фактури продължават да бъдат все така сиви и скучни. Причина за това е, че се използват готовите шаблони, предлагани от софтуерното решение, както и по-евтините за поддръжка монохромни принтери. Пример за това е и снимката по-долу. Примери за промяната на това статукво ще посоча в тази статия.

fakturi-monochrome

  1. Фактурата трябва да съдържа всички задължителни атрибути, според законодателството

Независимо дали ще се доверите на печатница, която има изготвен шаблон за фактури или на софтуер, то задължителните атрибути, които трябва да присъстват в бланката са от основно значение. В България те са упоменати в чл. 7, ал. 1 от Закона за счетоводство и чл. 114 от Закона за данък върху добавената стойност. Ето кои са задължителните атрибути, които трябва да съдържа една фактура:

  • Наименование на документа (Фактура, Дебитно известие, Кредитно известие) и гриф „Оригинал“ на екземпляра за клиента;
  • Номер на документа (задължително отпечатан с арабски цифри и съдържащ 10 знака, като не се допуска повтаряне на номерата);
  • Наименование, адрес, номер за идентификация по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и/или идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на издателя и получателя;
  • Дата на издаване и дата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката (или датата, на която е получено плащането);
  • Предмет и стойностно изражение на стопанската операция (изразява се чрез количеството и вида на стоката, вида на услугата, единичната цена без данъка и данъчната основа на доставката, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена);
  • Ставка на данъка, а когато ставката е нулева – основанието за прилагането й, както и основанието за неначисляване на данък;
  • Размер на данъка;
  • Сума за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка;
  • Обстоятелствата, които определят стоката като ново превозно средство – при вътреобщностна доставка на нови превозни средства
  1. Използвайте предварително напечатана бланка

Използвайки предварително отпечатан шаблон за фактура ще може да поставите логото си, при това в неговите реалните цветове. Една бланка в 2 или повече цвята ще се откроява на фона на сивото еднообразие от фактури, които всеки получава. Убеден съм, че веднага скептиците ще кажат, че това е скъпо и безсмислено, тъй като фактурите достигат само до счетоводителите. Наблюденията ми показват, че все по-често именно фактурите се одобряват и подписват от Управител, финансов или друг мениджър в една фирма и едва след това стигат до счетоводството. Следователно една по-различна от останалите фактури може да привлече вниманието и да предизвика интерес към себе си. Ето само част от нещата, които биха били от полза ако отпечатате в бланката:

  • Пълноцветно фирмено лого и/или девиз;
  • Списък с адреси и координати (телефон, факс) на офисите;
  • Банкови сметки;
  • WEB адрес, e-mail и страници в социалните мрежи;
  • Условия за доставка и плащане (включително упоменаване на срок за плащане, лихва при просрочване или отстъпка за навременно или по-ранно плащане)

Като цяло подходите за изготвяне на фирмена бланка за фактури са два. При първия, софтуерът за издаване на фактури следва да бъде създаден по-вече изготвена бланка. В този случай може да вземете доста смело решение за графичния дизайн на своята бланка. Пример за такова решение е шаблонът на фактура, предоставена за свободно сваляне от Made in England.

made-in-england-invoice

При втория вариант дизайнът на бланката се изготвя съгласно шаблонът, който се разпечатва от софтуера за издаване на фактури. Пример за това са бланките, които отпечатваме за Oрифлейм и Плесио Компютърс.

 invoice-blanks

  1. Нека фактурата бъде част от останалите маркетингови материали

Фактурите са още един начин да комуникирате с клиентите си. Поради тази причина те трябва максимално да се доближават до останалите маркетингови материали: визитки, пликове за писма и т.н. Последното ще покаже на клиентите, че компанията държи на професионализма и налагането на своята визия.

  1. Използвайте гърба на фактурата

Оставянето на гърба на фактурата неизползван е една от най-често срещаните грешки, които съм забелязвал. Големите доставчици на услуги (телекомуникационни оператори, доставчици на битови услуги и т.н.) използват пълноценно своите фактури. Това са документи, който в 100% от случаите достигат до своя получател, като междувременно могат да бъдат видени и от други хора. Това ги прави атрактивен маркетингов елемент, тъй като след получаването им няма да бъдат изхвърлени. Ето защо използването на гърба е задължително. Част от нещата, които може да публикувате там са:

  • Полезна информация, свързана с дейността на фирмата;
  • Рекламиране на нови продукти и услуги;
  • Отстъпки при следващи поръчки или томболи с награди;
  • Гаранционни условия

invoices-back

Какво ще отпечатате на гърба на фактурите зависи единствено от дейността на фирмата. Определено, това отпечатване ще бъде по-евтино от отпечатването на допълнителни печатни материали, а същевременно тази информация ще достигне до точните хора.

  1. Още няколко добри практики

На първо място не пропускайте да попълните името на човека, направил тази поръчка. По този начин в една голяма компания фактурата лесно ще стигне до своя получател и ще бъде заплатена, вместо да бъде предавана от отдел в отдел. На второ място уточнете максимално добре за какво точно се плаща по тази фактура. Едно е да напишете само „печат“, а съвсем различно е да се напише „отпечатване на многолистов календар формат А3 с индивидуален дизайн“. В заключение искам да допълня, че фактурата е последният етап от една поръчка и ако тя е отпечатана с лошо качество и на евтина хартия, то е много вероятно клиентът да запомни точно този детайл от своята поръчка.

Ако искате професионално изглеждащи бланки за фактури може да се свържете с нас или да разгледате ценовите ни предложения за отпечатване на бланки за фактури.

Текст: